Financiële situatie van je groep

Financiële situatie van je groep

Breng de financiën in orde met dit stappenplan

De coronacrisis heeft een grote impact gehad op de hele Chirowerking. Mogelijk is ook de Chirokas in de afgelopen periode gaan slinken. Om ongewenste verrassingen te vermijden, is het belangrijk om je financiën in kaart te brengen. Dit stappenplan helpt je het bos door de bomen te zien.

Stap 1: Duid een penningmeester aan en hou een kasboek bij

Een eerste belangrijke stap is het bijhouden van een goede boekhouding. Heeft jouw Chirogroep geen kasboek? Dan is dit werkjaar het ideale moment om daar wel mee te starten.

Om dat in goede banen te kunnen leiden, stel je een financieel verantwoordelijke of penningmeester aan. Die persoon is verantwoordelijk voor het beheren van de financiën van jullie Chirogroep.

Nu kunnen jullie van start gaan met het kasboeksjabloon. Daarin noteer je per thema welke uitgaven je deed en welke inkomsten er binnen kwamen. Op die manier heb je op het einde van het Chirojaar een handig overzicht van hoeveel je aan een specifiek onderdeel van de Chirowerking spendeerde.

Eind september kan je het kasboeksjabloon op deze webpagina downloaden.

Stap 2: Over hoeveel geld beschikt je Chirogroep?

Voor je kan bepalen of jouw Chirogroep al dan niet financieel gezond is, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van hoeveel middelen jullie precies ter beschikking hebben. Bekijk dat samen met de groepsleiding, VB's en penningmeester. Kijk daarvoor naar jullie zicht- én spaarrekeningen.

Tip: vergeet ook extra rekeningen zoals een kamprekening of de fuifrekening niet. Noteer in het sjabloon het actuele bedrag van jullie openstaande rekeningen.

Stap 3: Welke uitgaven zijn lopende of staan nog gepland?

Om verrassingen te vermijden, is het belangrijk dat jullie goed weten welke uitgaven er in de toekomst nog zullen komen. Noteer in het sjabloon de uitgaven die op korte en op lange termijn nog gepland staan. Enkele voorbeelden:

Korte termijn:

  • De maandelijkse energiefactuur van jullie lokalen
  • Huur van de lokalen
  • Facturen die nog betaald moeten worden (bv. de drankleverancier)
  • De kosten die jullie maken voor de werking, een weekend, het kamp, enz.

Lange termijn:

  • Herstellingswerken aan het lokaal
  • Een lopende lening
  • Andere grote uitgaven die jullie in de toekomst plannen, bv. de aankoop van een geluidsbox

Op die manier kunnen jullie via dit sjabloon anticiperen op korte- en langetermijnuitgaven.

Hoeveel kost een kamp?

Om beter te kunnen inschatten hoeveel jullie kamp zal kosten, maak je gebruik van de bivakbegrotingstool. Daar vind je een overzicht van mogelijke kosten, ook degene die je weleens vergeet. Gebruik de uitgaven van vorige kampen om de begroting in te vullen.

Stap 4: Breng jullie inkomsten in kaart

Eens jullie een zicht hebben op hoeveel middelen jullie bezitten en een beter beeld hebben van wat jullie uitgaven zijn, kunnen jullie bekijken op welke manier er geld binnenkomt. In het financieel sjabloon voor je werking noteer je bijvoorbeeld hoeveel inkomsten jullie hebben via subsidies en lidgeld.
Zeer waarschijnlijk plannen jullie het komende jaar enkele kasactiviteiten en evenementen. Om zeker te zijn dat jullie kasactiviteit ook effectief geld in het laatje zal brengen, kan je het beste per kasactiviteit een begroting opmaken. Als blijkt dat de tijd en energie die jullie in een kasactiviteit steken niet opwegen tegen de inkomsten die jullie via die weg genereren, dan is het misschien tijd om te bekijken of die kasactiviteit wel nog de moeite waard is om te organiseren. 

Gebruik de begrotingstool voor het begroten van kasactiviteiten en evenementen. 

  • Op deze pagina vind je enkele tips over kasactiviteiten waar jullie zelf misschien nog niet aan gedacht hadden.
  • Ontdek op ikorganiseer.be de meest actuele regels met betrekking tot het organiseren van evenementen.

De begrotingstool voor het begroten van kasactiviteiten vind je eind september op deze webpagina. 

Stap 5: Onderzoek financiële noden en/of uitdagingen

Eens jullie een overzicht hebben van welke inkomsten en uitgaven er nog op jullie afkomen en over hoeveel middelen jullie beschikken, is het belangrijk om te evalueren of jullie als Chirogroep 'financieel gezond' zijn. Stel jezelf de volgende vragen:

  • Beschikken we over voldoende middelen om de uitgaven die gepland staan te bekostigen?
  • Brengen onze kasactiviteiten en evenementen voldoende op om de korte- en langetermijnuitgaven te dragen?
  • Hoeveel middelen hebben we nodig om de geplande uitgaven te kunnen dragen?
  • Wat zijn de tekorten? Hoeveel middelen zijn er nodig om overeind te blijven?

Als jullie tot de vaststelling komen dat jullie over te weinig middelen beschikken, bekijk dan zeker volgende stappen.

Stap 6: Bespaar op uitgaven

Onderzoek of de uitgaven die gepland staan allemaal noodzakelijk zijn en of er op sommige zaken bespaard kan worden. Enkele tips:

  • Steek activiteiten in elkaar met materiaal dat jullie al hebben. Het materiaalkot ligt vol verborgen schatten waarmee je een fijne middag of een leuk weekend kan organiseren.
  • Ga bewust om met het aankopen van groot en klein materiaal. Is het bijvoorbeeld nodig om een extra tent aan te kopen? Of kunnen jullie groot materiaal delen met naburige jeugdbewegingen die in een andere periode op kamp gaan? Of zijn er zaken die jullie via de uitleendienst kunnen uitlenen?
  • Hanteer het principe van de Piraminder in je Chirowerking. 
  • Weeg af of dure uitstappen noodzakelijk zijn om jullie Chirowerking of kamp memorabel te maken. 
  • Stel grote, niet-dringende uitgaven uit tot wanneer jullie opnieuw financieel draagkrachtig zijn.

Stap 7: Enkele tips

Vraag steun bij de gemeente

Informeer bij de gemeente wat zij voor jullie kunnen doen.
Vraag aan andere jeugdorganisaties in jullie gemeente of zij ook problemen ondervinden en stel via de jeugdraad een gezamenlijke vraag aan het gemeentebestuur.

Gemeenten kregen in 2020 van de Vlaamse overheid extra middelen om de cultuur-, jeugd- en sportverenigingen in hun gemeente te ondersteunen. Zorg voor een duidelijke argumentatie bij jullie steunvraag. Waarvoor hebben jullie die middelen nodig en hoe proberen jullie dat zelf al op te vangen?

Giften en schenkingen

Wordt het moeilijk om jullie Chirowerking betaalbaar te houden voor iedereen? Dan zou je bij de inschrijving van het Chirojaar, het weekend, het kamp of een andere grotere activiteit kunnen vermelden dat er de mogelijkheid is om een vrije extra bijdrage te storten. Leg daarbij goed uit waarom deze periode net ietsje moeilijker is voor jullie Chirogroep, bijvoorbeeld doordat het eetfestijn en de fuif het voorbije jaar niet konden doorgaan.

Het is ook mogelijk om jullie netwerk om financiële steun vragen in de vorm van een schenking of gift.

Belangrijk: verhoog het inschrijvingsgeld enkel als je écht niet anders kunt. Het is belangrijk om jullie Chirowerking laagdrempelig te houden.

Meer tips over het verlagen van financiële drempels van je Chirowerking.

Ga in gesprek

Informeer de leidingsploeg over de financiële situatie van je Chirogroep en ga erover in gesprek. Het is belangrijk dat ook zij weten hoe jullie ervoor staan. Op die manier kunnen ze helpen zoeken naar oplossingen en kunnen ze er rekening mee houden bij het organiseren van activiteiten.

Pols ook bij de Chirogroepen in je gewest of bij andere jeugdwerkorganisaties in de jeugdraad hoe zij omgaan met hun financiën. Op die manier kunnen jullie van elkaar leren.