Financiële situatie van je groep

Financiële situatie van je groep

Financiële zorgen in coronatijden?

Sinds maart mogen we geen Chirowerking meer geven. Maar corona had ook een grote impact op de geplande activiteiten die geld in het laatje brengen. Deze periode zal mogelijk een financiële impact hebben op je Chirogroep. Met dit stappenplan breng je de financiële situatie van je groep in kaart.

Stap 1: Over hoeveel geld beschikt je Chirogroep?

Hoe is het gesteld met jullie financiën? Bekijk samen met de groepsleiding, VB's en penningmeester hoeveel middelen jullie nog ter beschikking hebben. Kijk daarvoor naar jullie zicht- én spaarrekeningen. Tip: vergeet rekeningen niet die jullie al een tijdje niet gebruikten, zoals een kamprekening.

Maak in je overzicht een opdeling tussen de middelen voor de werking en de centen voor grote projecten zoals verbouwingen of de aankoop van tenten.

Stap 2: Welke uitgaven zijn lopende of staan nog gepland?

Maak een overzicht van de kosten die de komende maanden gepland staan. Vergeet niet de volgende zaken mee op te nemen:

  • De maandelijkse energiefactuur van jullie lokalen. Dat zal normaal gezien wel een pak lager zijn nu er in deze periode geen wekelijkse Chiroactiviteiten meer doorgaan.
  • Facturen die nog betaald moeten worden. (bv. de drankleverancier die jullie fuif in februari bevoorraadde)
  • De kosten die jullie voor het kamp gaan maken
  • Vooraf geplande herstellingswerken aan jullie lokaal.
  • Een lopende lening (die jullie bv. afsloten voor de verbouwing van jullie lokaal)
  • ...

Hoeveel kost een kamp?

Geen idee hoeveel je kamp zal kosten? Maak gebruik van de bivakbegrotingstool. Daar vind je een overzicht van mogelijke kosten, ook degene die je weleens vergeet. Gebruik de uitgaven van vorige kampen om de begroting in te vullen.

Stap 3: Breng de misgelopen inkomsten in kaart (optioneel)

Maak een overzicht van de kasactiviteiten die jullie gepland hadden (bv. een eetfestijn, fuif of deur-aan-deurverkoop) en schat in hoeveel die zouden opbrengen. Dat kan je berekenen op basis van de inkomsten van vorige edities.
Deze informatie kan jullie helpen om volgende werkingsjaren jullie inkomsten en uitgaven op voorhand beter in te schatten.

Stap 4: Evalueer hoe jullie ervoor staan

Leg de informatie uit de vorige stappen samen. Komen er financiële uitdagingen op je af of hebben jullie voldoende spaargeld om het verlies op te vangen?
Hou bij jullie evaluatie rekening met hoeveel de leden betalen voor het kamp en hoeveel jullie Chirogroep zelf bijlegt om het kamp betaalbaar te houden. Zo waren jullie misschien van plan om de bivakplaats deels te betalen met de inkomsten van jullie eetfestijn.

Stap 5: Vang eventuele financiële tekorten op

Kom je voor financiële uitdagingen te staan? Dan zijn er nog zaken die je kan ondernemen om het kamp en jullie werking betaalbaar te houden. Enkele tips!

Bespaar op uitgaven

Onderzoek of de uitgaven die gepland staan allemaal noodzakelijk zijn. Zo kunnen jullie het kamp even memorabel maken zonder die extra uitstap die gepland staat.
Vermijd het verhogen van het inschrijvingsgeld van jullie kamp. Het kamp moet namelijk laagdrempelig blijven. Bovendien heeft niet iedereen het gemakkelijk in deze periode.

Organiseer een coronaproof kasactiviteit

Ook binnen de regels van social distancing kan je een kasactiviteit organiseren. De Dubbelpuntredactie voorziet jou van enkele tips.

Wanneer jullie creatief aan de slag gaan om jullie misgelopen inkomsten wat te compenseren, vragen we jullie wel om rekening te houden met de volgende zaken:

  • Vermeld op en bij jullie producten niet gewoon ‘Chiro’, maar wel de naam van jullie Chirogroep. De Banier-winkels hebben het alleenrecht op de verkoop van nationale Chiro-producten en zo is het ook voor iedereen duidelijk van wie het initiatief uit gaat.
  • Richt jullie verkoop vooral op jullie eigen sympathisanten, netwerk en omgeving. Vrijwel alle Chirogroepen liepen inkomsten mis de voorbije weken en daarom kan het dus in slechte aarde vallen wanneer jullie groep zich op andere leiding en leden richt om jullie te helpen. Overweeg ook lokaal samenwerkingen aan te gaan met andere lokale verengingen zodat jullie aparte acties in dezelfde buurt elkaar niet dwarsbomen. Ook heel wat sportclubs, toneelverenigingen, ... zijn namelijk op zoek naar manieren om hun verloren inkomsten te compenseren.

We zijn enorm onder de indruk van jullie veerbaarheid, ondernemerschap en creativiteit en willen dat zeker niet tegenwerken. Mochten jullie hier dus vragen over hebben of op zoek zijn naar extra ondersteuning, aarzel dan niet om ons te contacteren via [email protected].

Giften en schenkingen

Wordt het moeilijk om het kamp betaalbaar te houden voor iedereen? Dan zou je bij de kampinschrijving kunnen vermelden dat er de mogelijkheid is om een vrijblijvende bijdrage te storten. Leg daarbij goed uit waarom deze periode net ietsje moeilijker is voor jullie Chirogroep, bijvoorbeeld doordat het eetfestijn dit jaar niet kon doorgaan.
Jullie kunnen jullie netwerk ook om financiële steun vragen in de vorm van een schenking of gift.

Voor veel handelaars is dit een financieel moeilijke periode, wees dus voorzichtig met sponsoring vragen.

Vraag steun bij de gemeente

Hebben jullie het toch moeilijk met de eindjes aan elkaar te knopen? Informeer bij de gemeente wat zij voor jullie kunnen doen.
Vraag aan andere jeugdorganisaties in jullie gemeente of zij ook problemen ondervinden en stel via de jeugdraad een gezamenlijke vraag aan het gemeentebestuur.
Gemeenten hebben sinds kort van de Vlaamse overheid extra middelen gekregen om de cultuur-, jeugd- en sportverenigingen in hun gemeente te ondersteunen. 
Meer informatie over hoe de middelen verdeeld werden vind je op de website van Bataljong.

Wil je graag financiële steun vragen aan de gemeente? Dan zal het belangrijk zijn dat jullie dat goed kunnen staven:

  • Welke inkomsten hebben jullie verloren door de maatregelen?
  • Waarvoor gingen jullie die inkomsten gebruiken?
  • Hoe berekenden jullie de financiële situatie van jullie groep?
    Maak bijvoorbeeld bij het doorlopen van dit stappenplan een overzichtelijk document waarin je alle informatie bijhoudt.
  • Hoeveel middelen hebben jullie nodig om jullie werking en kamp te kunnen laten doorgaan?

Vind hier meer tips over hoe een lokaal bestuur haar verenigingen kan ondersteunen. 

Vond je geen antwoord op je vraag? Aarzel dan niet om ons te contacteren via [email protected] of op 03-231 07 95 (ma-vr 9-17u).