Aansluitingen

Alle aansluitingen gebeuren via https://gap.chiro.be. De handleiding staat daar online (je hebt wel een Chirologin én GAP-rechten nodig). Hiernaast vind je als bijlage een korte pdf-versie.

Waarom?

  1. Om je aan te sluiten bij de grootste jeugdbeweging van Vlaanderen.
  2. Voor de verzekering (ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid) voor leden, leiding, VB, proost.
  3. Daarnaast houden we op het nationaal secretariaat alle namen en adressen bij van al wie in het Vlaamse land met Chiro bezig is. Een goed adressenbestand is zeer belangrijk. Zo komt alle informatie die we aan jou willen doorgeven juist terecht. 
  4. Ten slotte verzamelt de Chiro elk jaar een aantal statistieken. Om dat te kunnen, moeten we zelf ook goede gegevens hebben.

Als je (alleen maar) GAP gebruikt om de gegevens van je leden te beheren, ben je bovendien al redelijk goed in orde met de privacywetgeving. Sla je die info ook elders op (Excel-bestand, eigen website, Google Drive, enz.), dan ben jij ervoor verantwoordelijk dat ze op tijd bijgewerkt en aangevuld worden, en dat ze niet zomaar te grabbel gegooid worden. 't Is maar dat je 't weet, hé. ;)

Wat en hoe?

Een groep aansluiten bestaat uit verschillende stappen:

  1. Voer voor 15 oktober de jaarovergang uit. Zolang dat niet gebeurd is, zie je dat tabblad staan in GAP. Je kunt je leden van vorig jaar ineens al inschrijven, of daarmee nog wachten. Bekijk de pdf-handleiding om te weten hoe je dat allemaal efficiënt kunt doen.
  2. Schrijf zeker al de leiding in, als dat in stap 1 nog niet gebeurd is.
  3. Zorg dat de functies 'contactpersoon' en 'financieel verantwoordelijke' zeker al aangepast zijn, zodat de post en de facturen al bij de juiste mensen terechtkomen.
  4. Kijk in het GAV-overzicht na wie je gegevens mag bekijken en bewerken. Denk er op tijd aan (voor 1 november!) om de nodige rechten te verlengen. Nieuwe mensen toegang geven kan op hun persoonlijke fiche.
  5. Verbeter de gegevens van je leden waar nodig. Om makkelijk na te gaan wat je moet aanpassen, kun je de 'medische steekkaart met mailmerge' gebruiken. Dan moeten ouders alleen verbeteren wat er fout is, en dan zie je dat ook meteen. Opgelet: vanaf keti's moet je de mailadressen goed nakijken, want het primair adres moet hun eigen adres zijn, niet dat van een van de ouders. De markeringen voor verdachte mailadressen helpen je daarbij, maar kijk alle mailadressen van keti's, aspi's en leiding nog eens na.
  6. Schrijf uit wie niet meer komt, en voeg nieuwe leden nog toe.
  7. Je kijkt wie er extra verzekeringen nodig heeft (bv. loonverlies) en geeft dat ook door via het GAP.
  8. Na de instapperiode van drie weken stuurt Chirojeugd Vlaanderen je een factuur. 
  9. Komen er de loop van het jaar nog kinderen bij, dan schrijf je hen ook nog in op de GAP-website.

Groepen die vóór 15 oktober aansluiten, krijgen waardebons voor Chirocursussen!

Foutje gemaakt? 

Het administratieportaal waarschuwt je wanneer de probeerperiode van je leden verloopt.  Dat is wanneer de factuur opgemaakt wordt. Als je na de probeerperiode ontdekt dat je toch leden te veel hebt aangesloten, dan kunnen we dat wel nog aanpassen maar dat vraagt telkens veel werk. Een informaticus moet in de database je aangesloten leden verwijderen en de boekhouding moet een creditnota maken zodat je terugkrijgt wat je te veel betaalde.  Daarom vragen we een bijdrage van € 15 als je vraagt om aangesloten leden weer te verwijderen.  Die kosten vind je op je creditnota.

Hoeveel kosten aansluitingen bij Chirojeugd Vlaanderen?

Het bedrag op de factuur bestaat uit:

  • € 12 per persoon (lid, leiding, VB, proost)
  • € 2,38 per persoon die extra verzekerd is voor loonverlies

Het bedrag van 12 euro voor elk lid is opgebouwd uit:

  • 6,33 euro nationaal lidgeld
  • 0,93 euro verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
  • 1,68 euro ongevallenverzekering
  • 1,46 euro verzekering overlijden en invaliditeit
  • 1,6 euro voor Vlam, Dubbelpunt, afdelingsspelen, schoolboeketiketten, enz.