Privacyverklaring Chirojeugd Vlaanderen

Chirojeugd Vlaanderen is erg begaan met de privacy van haar leden, vrijwilligers en beroepskrachten. We houden ons dus aan de Belgische en Europese privacywetgeving: respectievelijk de 'Wet van 8 december 1992 voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens' en de 'Algemene Verordening Gegevensbescherming' (AVG). Heb je vragen over die wetgeving of over hoe we ermee omgaan, dan kun je die stellen via de contactgegevens die je hiernaast of onderaan op deze pagina vindt.

Chirojeugd-Vlaanderen vzw maakt deel uit van de bedrijfstechnische eenheid Groep Chiro, samen met De Banier cvba, Pimento vzw en de Chirohuizen. Persoonsgegevens worden binnen die Groep beheerd. Chirojeugd Vlaanderen treedt op als functionaris voor gegevensbescherming voor de volledige Groep Chiro en voor lokale groepen. Deze privacyverklaring heeft enkel betrekking op Chirojeugd Vlaanderen.

Welke persoonsgegevens worden verzameld?

Afhankelijk van je relatie tot de Chiro verzamelen we andere gegevens. Je kunt natuurlijk wel onder meer dan één categorie vallen.

  • Websitegebruiker: IP-adres en surfgedrag (via 'Google Analytics'), en informatie die je via contact- en andere formulieren zelf invult.
  • Websitegebruiker met Chirologin: in je login zit je naam, een mailadres en je AD-nummer. Via je AD-nummer wordt dat gekoppeld aan informatie uit andere bronnen, o.a. voor toekenning van gebruikersrechten. 
  • Aangesloten lid: ouders bezorgen gegevens aan de lokale groep. Die is daar zelf verantwoordelijk voor. Via het Groepsadministratieportaal worden van elk lid de volgende gegevens doorgegeven aan Chirojeugd Vlaanderen:
    • identificatiegegevens: naam, AD-nummer (door de Chiro toegekend)
    • contactgegevens
    • persoonlijke bijzonderheden: geboortedatum
    • gegevens i.v.m. lidmaatschap: werkjaren waarin je lid was en van welke afdeling in welke groep
  • Geëngageerd lid (leiding, vrijwilligers bij gewesten/verbonden/nationale ploegen):
    • zelfde info als van gewone leden
    • engagementen
    • bijbehorende vergaderstukken
  • Cursusdeelnemer: KAVO-ID, identificatiegegevens, contactgegevens, dieetvoorkeur, eventueel bijkomende bijzonderheden
  • Abonnee: identificatiegegevens, contactgegevens
  • Personeelslid: specifieke info m.b.t. de werkrelatie
  • Klant: als je iets bestelt bij de Chiro gebruiken we je contactgegevens om die bestelling af te handelen.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

  • Om je te verzekeren.
  • Om je te kunnen informeren over onze werking en je te ondersteunen bij jouw werking.
  • Om de ledenadministratie en de boekhouding te kunnen opvolgen.
  • Om Chirovrijwilligers te ontlasten. De Chirosecretariaten nemen de groepen een deel van hun administratieve taken uit handen, zodat de leiding zich meer kan concentreren op hun werking. Voor cursusdeelnemers volgen we de administratie in het kader van attesteringstrajecten op.
  • Om bestellingen en inschrijvingen op te volgen.

Wie heeft toegang tot jouw gegevens?

Het Groepsadministratieportaal (GAP) is beveiligd zodat alleen leiding met de juiste rechten aan de gegevens van hun groep kan.

Op het nationaal secretariaat kunnen enkel beroepskrachten aan de informatie die GAP in het kader van de aansluiting doorstuurde naar het nationaal administratieprogramma: Chirocivi.

Vrijwilligers uit gewesten, verbonden en bepaalde nationale ploegen kunnen via de SOM-fichebak minimale informatie raadplegen van leiding uit het gebied dat onder hun werking valt.

Cursustrekkers kunnen via de website de deelnemerslijst van hun cursus raadplegen.

We geven je gegevens enkel door aan externe partijen met wie we een verwerkersovereenkomst hebben. Voorbeelden:

  • De drukker krijgt adresetiketten om op Dubbelpunt te plakken maar mag daar niets anders mee doen.
  • Via de Chirologins en GAP kan leiding zich aanmelden op de website van de verzekeraar. Op dat moment laten wij aan die website weten wie zich probeert aan te melden en bij welke groep hij of zij hoort.
  • Gegevens van de contactpersoon van de groep bezorgen we via jeugdmaps.be aan de overheid, om te vermijden dat lokale groepen roerende voorheffing moeten betalen voor hun lokalen.

Waar worden jouw gegevens opgeslagen?

  • De website: wat je hier zelf invult in contact- en inschrijvingsformulieren. Is het een technische vraag, dan komt die informatie ook in het helpdesksysteem terecht.
  • GAP: de gegevens die lokale groepen verzamelen en opslaan, het AD-nummer dat Chirocivi doorstuurt, en lidmaatschapsgeschiedenis
  • Chirocivi: de aansluitingsgegevens die door GAP doorgestuurd worden, gegevens in verband met abonnementen en betalingen, aansluitingen, lidmaatschapsgeschiedenis
  • Boekhouding: de gegevens van de financieel verantwoordelijke van de groepen komen in het boekhoudingspakket terecht

Externe verwerkers:

  • Google Analytics: informatie over je gebruik van de website wordt door Google verzameld en opgeslagen.
  • Mediaraven: hosting van onze websites (chiro.be, GAP, spamfilter, helpdesksysteem)
  • MailChimp: onze maillijsten
  • SurveyMonkey: enquêtes
  • Sociare: voor beroepskrachten

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren je persoonsgegevens minstens voor de duur van de overeenkomst (antwoord op een vraag, afhandeling inschrijving of bestelling, duur van het lidmaatschap of het abonnement). Daarna kunnen ze geanonimiseerd of verwijderd worden. Met toestemming bewaren we informatie over lidmaatschappen langer, in het kader van ons archiefbeleid. Voor de boekhouding zijn er wettelijke termijnen vastgelegd.

Jouw rechten

Jouw gegevens, jij bent de baas. Wil je inzage krijgen in jouw persoonsgegevens? Gebruik dan het aanvraagformulier. Wil je je gegevens laten wijzigen, anonimiseren of verwijderen, of je e-mailvoorkeuren laten aanpassen? Neem dan contact op via het aanspreekpunt Privacy.

Heb je een Chirologin? Op chiro.be/user vind je je AD-nummer, het adres dat in Chirocivi zit, de cursussen en evenementen waar je aan deelnam, en je KAVO-ID. Gegevens over je login vind je op https://login.chiro.be.

Wijzigingen aan de privacyverklaring

Als er iets gewijzigd wordt aan deze privacyverklaring maken we dat bekend op een manier die het beste aansluit bij je relatie met Chirojeugd Vlaanderen (zie hoger).

Deze privacyverklaring is het laatst gewijzigd op 24 mei 2018.