Privacy

Voor je Chirowerking verzamel je een hoop gegevens van leden (en hun ouders en/of voogden), leiding, vrijwilligers, enzovoort.  Geen probleem, dat mag natuurlijk.  Maar wat mag je met die gegevens doen? Hoe ga je veilig om met foto's van op bivak? En hoe stel je een privacyverklaring op?

Schrijf een privacyverklaring

Een goede privacyverklaring zorgt ervoor dat mensen weten welke gegevens je van hen bewaart, waarom je ze bewaart en wat je ermee doet. De volgende elementen mag je zeker niet vergeten:

  1. Je groepsinformatie
  2. Welke persoonsgegevens worden verzameld?
  3. Waarom gebruiken we jouw gegevens? 
  4. Wie heeft toegang tot jouw gegevens? 
  5. Waar worden jouw gegevens opgeslagen?
  6. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
  7. Welke rechten hebben de mensen van wie je gegevens bijhoudt?
  8. Wanneer werd de privacyverklaring het laatst gewijzigd?

Kijk ter inspiratie naar de privacyverklaring van Chiro Albatros.

Als bijlage bij deze pagina vind ook je een voorbeeld, gebaseerd op het sjabloon van Scwitch. Gebruik je een online inschrijvingsformulier? Dan zet je daar de beknopte versie op, met een link naar de uitgebreide versie. Die moet dan ook op je website staan.

Gegevens

Je mag die gegevens enkel gebruiken voor de reden waarvoor je ze verzameld hebt: om je leden aan te sluiten, hen te verzekeren, en om contact met hen op te nemen.  Wat mag niet? 

  • Gegevens verkopen aan bv. een winkelketen
  • Gegevens doorgeven aan derden, tenzij het verplicht is (bv. voor een politieonderzoek of voor subsidies)
  • Ongevraagd persoonlijke gegevens van leiding of leden online zetten, zoals gsm-nummers of e-mailadressen

Foto's

In een Chirogroep maak je massa's foto's.  En dikwijls zet je die ook op je website. Bekijk hier onze tips voor veilig online fotogebruik.

 

Mailen?

  • Als je een mail naar veel mensen tegelijk verstuurt, zet dan iedereen in BCC. Zo verspreid je niet ongevraagd mensen hun e-mailadres.  
  • Als je met mailinglijsten werkt, voorzie dan altijd een optie om uit te schrijven.
  • Werk je met een nieuwsbriefsysteem als MailChimp of een eigen administratieprogramma? Zorg dan dat je oud-leiding niet meer aan die gegevens kan. Verander dus op tijd het wachtwoord, of werk met persoonlijke accounts en hou goed bij wie er toegang mag hebben.