Medische steekkaart met mailmerge

Medische steekkaart met mailmerge

Hoe gebruik je de medische fiche die automatisch persoons- en contactgegevens al invult?

De medische steekkaart (of 'medische fiche') is aangepast aan de GDPR-wetgeving. Daarom moet je altijd de laatste versie gebruiken. Maar naast de pdf-versie is er nu een Word-versie, die het je makkelijker maakt om gegevens na te kijken.

Het eerste blok info die je opvraagt, bevat gegevens die je eigenlijk al hebt: wie al lid is, zit in het Groepsadministratieportaal (GAP). Van die leden moet je enkel verbeteren wat niet (meer) van toepassing is. Als al die info al ingevuld is op het formulier moeten de ouders ze niet meer opschrijven, enkel verbeteren. Bovendien moeten jullie niet controleren wat er anders is dan in GAP: dat zie je direct, want dat is wat de ouders aangepast hebben op de papieren.

Hoe doe je dat nu?

  1. Download de Word-versie van de medische steekkaart.
  2. Download een ledenlijst uit GAP. (Wist je dat die download zich aangepast aan de selectie die je maakt?)
  3. Open de Word-versie van de medische steekkaart.
  4. Ga naar het tabblad Verzendlijsten. Klik daar op de knop 'Adressen selecteren' en kies 'Bestaande lijst gebruiken'.
  5. Je krijgt een venstertje om een bestand te selecteren. Selecteer je gedownloade Excel-bestand (Leden.xlsx).
  6. In het volgende venstertje moet je selecteren waar de gegevens voor je Word-document staan. Die vind je op het tabblad Ledenlijst.
  7. Klik op het tabblad Verzendlijsten helemaal rechts op de knop 'Voltooien en samenvoegen' en kies 'Afzonderlijke documtenten bewerken'. Bevestig ten slotte nog eens dat je alle records wilt.

 

 

Mailmerge medische fiche stap 4-6
Mailmerge medische fiche stap 7

Vragen en opmerkingen

  • Waarom kunnen we de 'medische vragen' niet aanpassen?
    Medische info, dat zijn gevoelige gegevens, en dat is streng gereglementeerd (zie bijvoorbeeld de GDPR-wetgeving over privacy). Je mag dus niet meer vragen dan nodig.
  • Wij stellen nog bijkomende vragen, bijvoorbeeld i.v.m. toestemming voor foto's. Wat moeten we daarmee doen?
    Maak daar ineens een apart formulier van. De medische fiche moet in de EHBO-map. Al de rest bewaar je het beste elders. 
  • Wij stellen nog bijkomende medische vragen, dus die horen er toch wél nog bij?
    Neem contact op met ons aanspreekpunt Bivak om te bekijken of dat over dingen gaat die je mag vragen. Zo ja, dan kunnen we eventueel de algemene medische steekkaart aanpassen.