Meet the parents

Meet the parents

Ja, jouw leden zijn het dierbaarste 'bezit' van hun ouders. En ja, je zal zorg dragen voor hen. Maar hoe kan je ouders daarvan overtuigen?

Op huisbezoek?


Voor nieuwe leiding kan het best beangstigend zijn om met ouders te praten. Daarom de gouden raad: ga op huisbezoek! Zo breek je meteen het ijs. De meeste leden vinden dat stiekem erg leuk, al zijn ze plots superverlegen. Je leert meteen veel over de thuissituatie van je leden, iets waar je soms rekening mee moet houden. Opgelet: huisbezoeken zijn zeer tijdsintensief. Maak er voldoende tijd voor. Zorg dat je alle praktische shizzle zoals inschrijvingen, afspraken en jaarkalenders op andere manieren naar de ouders brengt. Zo kan je de huisbezoeken over een langere termijn spreiden.
 

Hoe geef je een boodschap door aan ouders?


Er zijn een heleboel manieren om ouders te informeren. Een gouden raad: combineer! Geef niet alleen een briefje mee, maar plaats je activiteit ook op je website. Hier vind je enkele manieren van informeren met de voor- en nadelen ervan.
 

Vertel het hen persoonlijk


Het voordeel: Het geeft je de mogelijkheid om zaken te verduidelijken die fout begrepen werden, en om meteen vragen te beantwoorden of te anticiperen op bepaalde problemen. Het is bovendien een directe en snelle manier van communiceren.


Het nadeel: lang niet alle ouders staan hun kind op te wachten aan de Chiropoort en niet alle kinderen zijn ieder weekend aanwezig. Bovendien moeten ze veel in één keer onthouden: wanneer het kerstfeestje precies plaatsvindt, hoeveel het kost, enz. Best te combineren met andere communicatiemiddelen dus, bijvoorbeeld met het klassieke briefje.

Geef een briefje mee


Vooral bij de jongere afdelingen is het handig om een briefje mee te geven naar aanleiding van een komende activiteit, met daarop alle praktische zaken.

Het voordeel: je kan er makkelijk alle praktische shizzle op kwijt, en ouders kunnen het nadien rustig nalezen. Handig om op het prikbord te hangen of op de koelkast. Tip: vergeet niet er je gsm-nummer of mailadres op te vermelden, zodat ouders die met vragen zitten je makkelijk kunnen bereiken.


Het nadeel: sommige briefjes zullen verloren gaan en nooit tot bij de ouders geraken. Niet alle leden zijn altijd aanwezig, dus daar zit je met een hiaat. Ook hier geldt: je combineert dat het beste met een ander middel, bijvoorbeeld een mailtje.
 

Stuur een mailtje


Het voordeel: je kan er alle info in kwijt, en ouders of leden met vragen kunnen meteen terugmailen. Hou daar rekening mee en controleer je inbox minstens één keer per dag. Tip: zorg er zeker voor dat je mailinglijsten up-to-date zijn zodat de ouders van de rakwi's geen mails meer krijgen voor de speelclubbers. Laat ouders weten dat je hen informatie zal sturen als ze hun mailadres geven.


Het nadeel: mailboxen zitten vaak stampvol, en een mailtje gaat in die overvloed makkelijk verloren. Tip: zet altijd een duidelijke beschrijving in het onderwerpvak van je mail. Maar wie weet belandt je mail ook dan nog in de spamfolder. Ga dus telkens voor een communicatiemix.

Zet het op de website


Het voordeel: op een website kan je niet alleen info kwijt, maar ook foto's en verslagen van bijvoorbeeld het bivak of een andere activiteit. Verder krijg je er een goed beeld van de Chirogroep: wie is de leiding van welke afdeling, wat staat er te gebeuren, enz. Daar zijn ouders meestal erg nieuwsgierig naar.


Het nadeel: ouders surfen niet elke dag of elke week naar je website. Het is eerder een plaats om iets terug te vinden. Belangrijke info of aankondigingen zet je ook het beste ergens anders.
 

Post iets op Facebook


Het voordeel: op je Chiropagina kan je werkelijk alles kwijt: foto's, evenementen, een snelle oproep of reminder voor de leden, enz. Je krijgt er ook snel reactie van de gebruikers. Tip: spreek met je leidingsploeg goed af hoe je je Facebookpagina gebruikt tijdens bijvoorbeeld het kamp. Zet je er elke dag een selectie foto's op? Doe je dat pas na het kamp?


Het nadeel: je bereikt niet iedereen die je wilt bereiken. Omdat ze niet op Facebook zitten, omdat je bericht niet verschijnt in hun overzicht, enz. Facebook is handig om een reminder de wereld in te sturen, maar zeker niet als enige bron van communicatie! En het is soms tijdrovend om alle vragen en reacties te beantwoorden.
 

Zet het in de Chirokrant of de nieuwsbrief


Het voordeel: een (twee)maandelijkse nieuwsbrief of een krantje zorgt voor wat persoonlijker communicatie tussen de leiding, leden en hun ouders. Je kan er een verslag van een activiteit in kwijt, foto's, inside jokes, wist-je-datjes, enz. De lezer proeft van de Chirosfeer.


Het nadeel: het is erg tijdsintensief en kost geld. Bovendien is er deadlinestress, en zijn er redacteurskills voor nodig. Voor een nieuwsbrief via mail moet je de mogelijkheid geven om uit te schrijven. Tip: zorg ervoor dat ieder lid zeker een exemplaar mee naar huis krijgt, of dat de ouders de nieuwsbrief zeker in hun mailbox krijgen.
 

Privacy: de uitdaging van de 21e eeuw


Privacy is belangrijk: zowel voor onszelf als voor onze leden. Daar willen we dus goed zorg voor dragen. Er bestaat ook heel wat wetgeving over, die ons daarbij kan helpen: de Belgische privacywet, de Europese GDPR (General Data Protection Regulation, of in het Nederlands: Algemene Verordening Gegevensbescherming), en het portretrecht. 

Iedereen moet toestemming geven om foto's van hem of haar te mogen maken én nog eens afzonderlijk om die foto's te mogen gebruiken in publicaties met 'commercieel belang'. Bij minderjarigen moeten hun ouders of voogd die toestemming geven. Dat mag mondeling, schriftelijk of 'stilzwijgend' gebeuren. Stilzwijgend is wanneer iemand geen bezwaar maakt op het moment dat hij of zij ziet dat er een foto van hem of haar genomen wordt. Dat geldt overigens alleen voor foto's waar mensen duidelijk herkenbaar op staan. Voor 'niet-gerichte' of sfeerfoto's, bijvoorbeeld van jullie mosselsouper, heb je níét van elke aanwezige die toestemming nodig.

Hoe pak je dat in je groep concreet aan? Het makkelijkste is om op jullie inschrijvingsformulier te vermelden dat ouders 'kennisnemen van het feit dat er tijdens de activiteiten beeldmateriaal van hun kinderen gemaakt wordt en dat ze ermee akkoord gaan dat dit beeldmateriaal op websites of in publicaties van de vereniging of aanverwante niet-commerciële organisaties gebruikt wordt binnen het kader van de doelstellingen van de vereniging'. Opgelet: sommige ouders zullen die toestemming niet geven. Daar moet je dan ook rekening mee houden. Een ander aandachtspuntje: zelfs al gaven ouders je in het begin van het jaar toestemming om foto’s te maken, te bewaren en te gebruiken, dan nog ben je eigenlijk nergens tegen ingedekt. Die toestemming kan namelijk op elk moment ingetrokken worden, en ouders kunnen nog altijd bezwaar aantekenen tegen een bepaald gebruik ervan. Het komt er dus vooral op aan zo maximaal mogelijk de privacy van je leden te respecteren (liever een besloten Facebookgroep dan een openbare pagina) en de kans op klachten te minimaliseren (geen gênante foto’s, opletten met badpakfoto’s, enz.). Vermeld duidelijk de adressen van je website, je Facebookpagina en Facebookgroepen, je Instagramaccount, enzovoort. Beschrijf ook duidelijk de procedure om foto’s offline te laten halen voor als ouders zich ergens zorgen om maken: vermeld bijvoorbeeld een mailadres en een telefoonnummer. Gebruik tot slot je gezond verstand: een foto die je niet graag van jezelf verspreid zou zien, publiceer je ook niet van een ander.

Meer over privacy? Check chiro.be/gdpr!

Moeilijke situaties met ouders


Gescheiden ouders


Helaas komt het alsmaar vaker voor: ouders scheiden. Dat kan een invloed hebben op je leden. Sommige leden komen niet wekelijks naar de Chiro omdat mama of papa liever zoveel mogelijk tijd met de kids doorbrengt. Andere leden kunnen niet mee op bivak omdat de jaarlijkse familievakantie met een van de ouders op het programma staat. De communicatie tussen beide ouders loopt vaak niet van een leien dakje. Betrek er zoveel mogelijk beide ouders bij. Stel je vragen aan mama, check het dan voor de zekerheid ook eens bij papa. Vraag regelmatig aan je leden van gescheiden ouders of het lukt om bij een bepaalde activiteit aanwezig te zijn. Vaak komt er voor hen veel gedoe bij kijken. Pas wel op: trek nooit partij voor een van de ouders en stel je altijd neutraal op. Extra tip: hou voor jezelf goed bij wat de gezinssituatie van je leden is. Zo kan je altijd rekening houden met de gevoeligheden.


Boze ouders


Ouders zijn het niet altijd eens met de leiding. Boze telefoontjes, brieven of uitspraken aan de poort komen voor. Al doen ze je bloed koken, blijf altijd rustig. Overleg met je leidingsploeg over een gepaste reactie en schakel wanneer mogelijk je volwassen begeleider of begeleidster (VB) in. Het helpt om iemand neutraal te laten praten met ouders die ontevreden zijn. Escaleert de situatie? Dan kan je altijd bij je gewest of bij Chirojeugd Vlaanderen terecht.