Help! Communiceren tijdens een crisis

Help! Communiceren tijdens een crisis

Stap 1 – Contacteer Chirojeugd Vlaanderen

Voor, na maar vooral tijdens het bivak kun je weleens met een noodsituatie geconfronteerd worden: een dubbele boeking van de bivakplaats, een conflict met de gemeente of de eigenaar van het bivakhuis, problemen met de busmaatschappij, een conflict in de leidingsploeg, brand, een ernstig ongeval (eventueel met hulpdiensten), enz. Tijdens de bivakperiode en de weekends voorziet Chirojeugd Vlaanderen permanentie om Chirogroepen dag en nacht te helpen bij noodsituaties. Je kunt die noodlijn bereiken op 03-231 07 95.

Voor ernstige noodsituaties – zoals serieuze ongevallen en brand – is de permanentielijn ook ’s nachts bereikbaar. Het antwoordapparaat neemt je boodschap op en seint ze binnen de vijf minuten door naar de permanentieverantwoordelijke. Die persoon neemt zo snel mogelijk contact op met jou. Enkel dringende vragen worden binnen het kwartier beantwoord. Wanneer nodig komt Chirojeugd Vlaanderen ook ter plaatse. Niet-dringendesituaties of informatieve vragen kunnen wachten tot de volgende dag.

 

Bij een noodsituatie bel je best altijd het noodnummer van Chirojeugd Vlaanderen. Je kunt aan Chirojeugd Vlaanderen vragen of zij de communicatie overnemen, of ze kunnen je bijstaan als je het zelf wilt opnemen. Je krijgt dan extra begeleiding bij jullie crisiscommunicatie.

 

Stap 2 – Bevries de situatie (wat is er juist gebeurd?)

Spreek eerst met elkaar over de gebeurtenis, zo voorkom je uiteenlopende versies van de feiten. Ga met je leidingsploeg na wat de aanleiding van de noodsituatie was. Wees hierbij objectief. Stel dat er brand uitgebroken is in je lokalen. Wie was er op dat moment in de lokalen? Wat waren ze aan het doen? Enzovoort.

 

Stap 3 – Het nieuws naar buiten brengen

1. Spreek samen een standpunt af dat je naar buiten zal brengen. Wat mag je zeggen

en wat beter niet? Zorg dat iedereen van die afspraken op de hoogte is.

2. Wees hierbij eerlijk. Vertel geen onwaarheden! Je maakt de zaken alleen maar

ingewikkelder en werkt je Chirogroep nog meer in de problemen.

3. Geef enkel feiten, geen interpretaties of emotionele getuigenissen.

4. Duid één woordvoerder aan en zorg dat de andere leiding iedereen met vragen naar

hem of haar doorverwijst. De woordvoerder verzorgt alle contacten met de

verschillende publieksgroepen te leggen.

 

Stap 4 – De crisis verder aanpakken

Maak een taakverdeling op voor alle opdrachten die nodig zijn bij het behandelen van de

crisis. Wie volgt wat op?

 

Publieksgroepen waarmee je als Chirogroep moet communiceren

- De onmiddellijke betrokkenen, binnen én buiten de groep

- Leden en leiding: zij die elders wachten op nieuws

- Ouders van leden

- Sociaal netwerk rond de groep: parochie, gemeente, enz.

- Externe betrokkenen

- Bij ernstige situaties tijdens buitenlandse initiatieven moet je ook de Belgische

ambassade op de hoogte te brengen.

o De contactgegevens van de Belgische ambassades vind je via

http://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/ambassades_en_consulaten/belgi…

e_ambassades_en_consulaten_in_het_buitenland

- De verzekeringsmaatschappij van de Chiro

o Contactgegevens:

o Interdio vzw, Kempische Steenweg 404, 3500 Hasselt, tel. 011-87 04 11, fax

011-87 04 88, info.verzekeringen@interdio.be

- Pers en media, zowel lokaal als nationaal

 

BELANGRIJK! Zolang de noodsituatie niet onder controle is, moet je de buitenwereld niet

te woord staan. Je kunt dan verklaren dat voor jou de situatie primeert en dat je de pers

later zult inlichten. Vertel zeker geen onwaarheden aan de pers, dit kan je later in een lastig parket brengen. Je

vertelt beter niets als je niet zeker bent.

Beschuldig niemand van de leiding en ook geen buitenstaanders, maar probeer de situatie

zo objectief mogelijk te beschrijven.

 

Communicatiemiddelen

- Een omzendbrief maakt duidelijk wat er gebeurd is, het is als het ware een verklaring die meer duiding geeft bij mogelijke vragen en die iedereen kan gebruiken om op dezelfde manier te communiceren. Je kan hem communiceren via:

- De website van je groep

- De Facebookpagina van je groep

- Persoonlijk contact, huisbezoek

- Het groepsblad

- Een ouderavond

- Een open groepsraad

 

 

Evaluatie

Het is belangrijk om elke crisis te evalueren en eruit te leren, zodat de kans op herhaling

miniem is. Overleg wat goed verlopen is en wat beter kon. Wat kan ervoor zorgen dat die

situatie zich in het vervolg niet meer voordoet? Maak nieuwe afspraken om een volgende

crisis te vermijden. In sommige gevallen kan het goed zijn voor je imago en het vertrouwen

van ouders om die nieuwe afspraken ook aan ouders en leden door te geven.

 

Tot slot:

Vergeet hulpdiensten en andere mensen die je bijgestaan hebben tijdens de noodsituatie

niet te bedanken.