Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid

Vrijwilligersbeleid

De Chiro is niks zonder vrijwilligers. Met Chirojeugd Vlaanderen hebben we meer dan 1000 kadervrijwilligers. Daarom is het nodig een beleid te hebben. 

Binnen ons vrijwilligersbeleid werken we met zeven pijlers. Hieronder vind je voor elk van die pijlers een aantal tips. 

1. Onthaal en verwelkoming

  • Organiseer een persoonlijk welkomstgesprek waar de (potentiële) nieuwe medewerkers vragen kunnen stellen. 
  • Zorg voor een soort intern peter-en-meterschap voor nieuwkomers.
  • Plan een 'evaluatiegesprek' na enkele maanden. 
  • Spreek in de hele groep verwachtingen uit (over werking en engagement). Dat vermijdt misverstanden. Zorg voor een speelse methodiek. 
  • Trek er een weekend opuit en organiseeer voldoende ontspanning om elkaar beter te leren kennen. Wordt er een gezamenlijk planningsweekend georganiseerd, neem daar dan met je ploeg aan deel. 
  • Ploegbevorderende ontspanning is vooral in het begin van een jaar belangrijk. 
  • Leer alles over leven in de ploeg op Kick. 
  • Trek voldoende tijd uit om het hele plaatje van een jaarwerking te duiden.  
  • Plan het jaar zoveel mogelijk samen met de nieuwkomers. Zo hebben ze het gevoel mee betrokken te zijn. 

2. Informatie en communicatie

  • Chiroraden, verbondsraden of gewestmomenten zijn belangrijke fora voor inspraak en communicatie. 
  • Je kan verschillende zaken uitlenen bij de Chiro. Denk maar aan EHBO-koffer voor een spelnamiddag, Chirovlaggen voor een gewestweekend, enz. Al dat materiaal kan je hier uitlenen
  • Je kan je inschrijven voor een kadernieuwsbrief.
  • Nationale commissies en verbonden horen graag feedback van gewesten. Heb je een vraag of idee, neem dan gerust contact op.

3. Vorming

  • Er is een vormingstraject voor kadermedewerkers: Kick
  • Kaderleiding kan bij de Chiro de Hoofdinstructeurscursus volgen. Die wordt niet meer geattesteerd, maar is wel heel interessant om dieper in te gaan op je rol als kadervrijwilliger. 
  • Alles over vorming, workshops, stage en reflectiemoment vind je hier

4. Coaching en conflict

  • Maak na de verwelkoming nog ruimte en tijd voor coaching en feedback. 
  • Een gewestploeg geniet de ondersteuning en coaching vanuit de verbondsploeg, meestal met een peter of meter als tussenpersoon. Verbonden en nationale ploegen kunnen rekenen op hun beroepskracht. 
  • Evalueer zowel taak, ploeg als persoon op geplande tussentijdse tijdstippen en tussendoor wanneer nodig (methodiekendatabank). 

 

5. Waardering, motivering en bedanking

  • De gewoonte om te evalueren moet ook individueel effect hebben op de motivatie. 
  • Verstuur kaartjes voor speciale gelegenheden, verjaardag, Kerstmis/Offerfeest, examens, enz. Dat kan ook digitaal zijn. 
  • Tijdens de Week van de Vrijwilliger voorzien we een initiatief voor al de Chirovrijwilligers. 
  • Voor tijdens het vele vergaderen raden we ludieke en speelse openers, tussendoortjes en afsluiters aan. 
  • Leve de ontspanningsactiviteiten! 
  • Een afscheidscadeautje voor stoppers is een goed idee. 

 

6. Werving en selectie

  • Vraag mensen persoonlijk en gericht of ze interesse hebben in een engagement bij jou in de ploeg. 
  • Je kan het breder zien en een vrijwilligersvacature op de website plaatsen of een open vraag stellen op Facebook, enz. 
  • Ook voor kaderploegen kan een eigen VB of proost een meerwaarde betekenen. 
  • Vraag gerust mensen of ze interesse hebben in een 'deeltaak'. Denk hierbij aan het begeleiden van een Aspitrant, of het trekken van een Ambriage. De instap in een ploeg lijkt het makkelijkst via een project (ketiweekend, afdelingsdag, Aspibivak, Animatorcursus, enz.). 
  • Werken aan de bekendheid en het imago van de hele ploeg. Zorg ervoor dat mensen er graag bij willen horen. 
  • Ontwerp met je eigen ploeg een duidelijk profiel en hou rekening met de noden van je ploeg en werking. Hou er rekening mee dat niet iedereen aan iedere vereiste moet voldoen, maar dat complementariteit een troef is. 
  • In de Methodiekendatabank vind je meer tips en methodieken over werving en selectie van nieuwe ploegleden. 

7. Afspraken, verzekeringen en kosten

Afspraken.

  • Op de Chirosite vind je het statuut van de vrijwilliger.
  • Medewerkers kunnen op het secretariaat gebruikmaken van de beschikbare informatie en van infrastructuur als telefoons en computers. 
  • Voor het kadere hebben we ook een aantal afspraken rond alcohol en drugs. Deze zijn hier te vinden.  

Verzekeringen

  • Alles over verzekeringen kan je hier terugvinden.  

Kosten

  • Cursusbegeleiding en koks betalen de helft van de bijdrage van de deelnemers. Er is een 'maximumfactuur' voor hen: per werkjaar moeten ze maar betalen voor de eerste zes overnachtingen (incl. maaltijden) op cursussen die ze begeleiden of waar ze als kookploeg mee zijn. 
  • Gewesten kunnen een werkingssubsidie aanvragen via het verbond. 
  • Nog meer handige en interessant info vind je hier! (Onkostennota's, afscheid vrijwilligers, enz.)

 

Heb je nog vragen of is iets niet helemaal duidelijk? Vraag gerust meer info bij je beroepskracht of stuur een mailtje naar [email protected]