Vier tips voor je Chirogroep om meer uit je geld te halen!

Vier tips voor je Chirogroep om meer uit je geld te halen!

Je organiseert activiteiten om die Chirokas te vullen, discussieert met de leidingsploeg over de aankoop van tenten of spelmateriaal, enzovoort. Maar houden jullie de financiële gezondheid van jullie Chirogroep wel goed in de gaten? Hier enkele tips om meer uit je geld te halen!

 

Geen controle zonder kasboek


De basis van een gezonde financiële boekhouding is jullie kasboek. Hierin hou je per werkjaar al je uitgaven en inkomsten bij. Je kan daarvoor makkelijk werken in Excel of op papier, hoewel dat meer tijd en moeite gaat kosten. In je kasboek moet je een aantal zaken zeker bijhouden: of het geld een inkomst of uitgave was, wie de transactie heeft gedaan, wanneer de transactie plaatsvond, waarvoor het geld gebruikt werd of waarvan het een inkomst is, het bedrag zelf en of de transactie met cash geld of de bankkaart gebeurde. Daarnaast kan je als extraatje alle transacties groeperen aan de hand van een code in een extra tabel. Zo kan je makkelijk alle transacties die te maken hebben met hetzelfde onderwerp terugvinden.

Wees nauwkeurig in het bijhouden van je boekhouding. Een klein beetje extra werk tijdens het jaar kan je heel wat opzoekwerk besparen als je iets moet terugvinden. In je kasboek kan je bijvoorbeeld alle uitgaven nummeren. Schrijf de nummers op de facturen of op andere bewijzen van uitgaven, en hou ze bij in een chronologische map. Bonnetjes die terugbetaald moeten worden, kan je op een A4-blad kleven – voorzien van het juiste nummer – en zo bijhouden in de map.

Nog enkele tips:

  • Vermeld voorschotten die uit de Chirokas komen in het overzicht (bv. waarborg voor de lokalen waar een afdeling op weekend gaat). Zo vermijd je dat dat geld gewoon 'verdwijnt'.
  • Zet bij uitgaande bedragen altijd een min voor je getal, anders zal je eindresultaat natuurlijk niet kloppen.
  • Maak van grote activiteiten zoals het kamp, een startdag of een financiële actie een apart kasregister en schrijf in je algemene boekhouding het eindresultaat. Zo kan je de resultaten ervan makkelijk vergelijken over de jaren heen.

Duid een financieel verantwoordelijke aan


Niet iedereen beschikt over de juiste kwaliteiten om een goed financieel verantwoordelijke te worden. Zoek binnen je leidingsploeg naar iemand waar jullie met de groep achter kunnen staan, en die jullie bij voorkeur samen gekozen hebben. Het is verstandig om geen groepsleiding te kiezen als financieel verantwoordelijke, zo blijft er een splitsing van te veel verantwoordelijkheid en te veel ‘macht’. Kies ten slotte iemand van wie je weet dat hij of zij nauwkeurig en stipt kan werken en die met een computer overweg kan.

Tips voor de financieel verantwoordelijke:

  • Zorg dat je minstens jaarlijks een financieel verslag voorlegt aan de leidingsploeg. Zo blijft iedereen op de hoogte. Bespreek hierin de begin- en eindsituatie en een aantal grote bedragen of opvallende feiten.
  • Baken een duidelijk moment in de week af (bijvoorbeeld na de leidingskring) waarop je terugbetalingen aan leiding doet, of waarop leiding bonnetjes mag binnenbrengen. Kies ook voor een vaste manier waarop ze dat moeten doen. De financieel verantwoordelijke aanvaardt bijvoorbeeld alleen geld of bonnetjes in een gesloten envelop, met alle informatie erop die in het kasboek moet komen: de datum, de namen van betrokken personen, het bedrag, waarvoor het geld dient, enz.
  • Vraag hulp! Overleg met financieel verantwoordelijken van andere Chirogroepen in de buurt, klop aan bij de jeugddienst van jouw stadsbestuur met vragen over subsidies, vraag een ouder met een achtergrond in boekhouding om jullie kasboek op te starten of om het kasboek af en toe met jullie door te nemen.

Stel een prioriteitenlijstje op


Stel met de leiding een vijfjarenplan op voor jullie Chirogroep. Hebben jullie dringend nood aan nieuw kookmateriaal voor het bivak? Zet dat dan bovenaan. Komt er een bouwproject aan? Zorg ervoor dat er altijd een percentage van jullie opbrengst naar dat project gaat. Vergeet niet in dat lijstje ook nieuwe projecten mee te nemen: een uitleensysteem voor veldbedden, degelijk sjorhout om een tribune te sjorren op bivak, enz. Als er binnen de leidingsploeg een discussie losbarst, kan je dat lijstje er makkelijk bij nemen. Gebruik die lijst ook om knopen door te hakken over het afschaffen van bepaalde activiteiten.

 

Chiro voor Chiro


Chiro voor wie? Het vroegere Solidariteitsfonds heet voortaan Chiro voor Chiro. Het is een fonds dat Chiro voor iedereen betaalbaar moet maken.

Chiro voor iedereen


Sommige Chirogroepen hebben heel wat leden die het thuis financieel niet breed hebben. Vaak merkt de leiding dat wanneer het tijd is om het kampgeld te betalen, wanneer ze langskomen voor het lidgeld of wanneer jullie extraatjes willen aankopen zoals veldbedjes, slaapzakken of Chirokleren.

Tegelijk zijn er heel wat Chirogroepen met een stevige financiële pot. Chiro Voor Chiro wil die twee groepen verbinden. Zo kan een rijkere Chirogroep ervoor zorgen dat Chiro betaalbaar wordt voor iedereen, over heel Vlaanderen. Ook Chirojeugd Vlaanderen doet als organisatie een duit in het zakje.

 

Chiro is toch niet duur?


Het jaarlijkse lidgeld is redelijk goedkoop, vooral in vergelijking met andere hobby's. Het probleem schuilt echter in verdoken kosten zoals de aankoop van Chirokleren, weekends, samen eten na de Chironamiddag, kampeermateriaal, enz. Voor sommige ouders zijn die extra kosten een grote drempel.

 

Waarvoor kunnen Chirogroepen een aanvraag doen?


Chiro Voor Chiro is bedoeld voor duurzame oplossingen, om enkele problemen dus voor een langere periode op te lossen. Zo'n duurzame oplossing kan bijvoorbeeld de aankoop van kampeermateriaal zijn, zoals bij Chiro Boekt.

 

"Onze Chirogroep ligt in Heusden-Zolder, een multiculturele gemeente. Binnen onze groep proberen we dat multiculturele karakter door te trekken. Daar kunnen we soms extra steun in gebruiken. Met het geld dat we kregen via Chiro Voor Chiro hebben we een uitleensysteem gestart voor veldbedjes, matrassen en slaapzakken. Zo konden ook de leden die geen of geen degelijk materiaal hadden comfortabel slapen op weekend of op bivak. Het uitleensysteem is van start gegaan en meer en meer kinderen doen er een beroep op. Het voelt goed dat we hier als Chirogroep iets aan gedaan hebben!" – Leen van Chiro Boekt
 

Het fonds kan gebruikt worden om een tweedehandssysteem voor Chirokleren op te starten. Leden die uit hun Chirokleren gegroeid zijn, kunnen die dan terug aan de Chirogroep geven. Chiro Lore zette zo'n systeem op met Chiro Voor Chiro.


"Chiro Lore is nu een groep met een veel grotere groep leden die Chiro uitdragen in de buurt en van wie de kinderen minstens één deftige set speelkleren hebben, warm en stevig, voor zondag en voor het kamp." – Katrien van Chiro Lore