Leden aansluiten

Leden aansluiten

Waarom?

  1. Om je aan te sluiten bij de grootste jeugdbeweging van Vlaanderen.
  2. Voor de verzekering voor leden, leiding, VB en proost (ongevallen, burgerlijke aansprakelijkheid, en dood en invaliditeit).
  3. Daarnaast houden we op het nationaal secretariaat alle namen en adressen bij van al wie in het Vlaamse land met Chiro bezig is. Een goed adressenbestand is zeer belangrijk. Zo komt alle informatie die we aan jou willen doorgeven juist terecht. 
  4. Ten slotte verzamelt de Chiro elk jaar een aantal statistieken. Om dat te kunnen, moeten we zelf ook goede gegevens hebben.

Alle aansluitingen gebeuren via https://gap.chiro.be.

 

Wat en hoe?

De jaarovergang doe je het beste begin september al.

  1. Zet op het tabblad Jaarovergang die procedure in gang en doorloop de stappen. Daarbij stel je in hoe jullie afdelingen ingedeeld zijn, en met welke officiële afdelingen dat overeenkomt. Zie je dat tabblad niet staan? Goed zo, dat betekent dat de jaarovergang al gebeurd is.
  2. Je kunt je leden al allemaal laten overgaan, of je kunt de jaarovergang afronden zonder inschrijvingen. In het eerste geval moet je waarschijnlijk nog mensen uitschrijven, in het tweede moet je hen achteraf nog inschrijven.
  3. Schrijf in ieder geval zo snel mogelijk je leiding in. Vul op de persoonlijke fiche van je contactpersoon en je financieel verantwoordelijke ook al die functie(‘s) in zodat de post op het juiste adres aankomt.
  4. Voor leiding die dat wil, kun je al een Dubbelpuntabonnement aanvragen. Doe dat ook zo snel mogelijk (begin september!) om te vermijden dat je de oktobereditie mist: die adresetiketten gaan half september al naar de drukker.

 

Nieuwe leden moet je nog toevoegen. Zorg dat je alle nodige info bij de hand hebt (geboortedatum, mailadres, enz.), zodat je dat vlot kunt doen. Bestaande leden moeten opnieuw ingeschreven worden, én je moet hun gegevens nakijken. Vanaf ketileeftijd betekent dat onder andere: hun eigen mailadres en gsm-nummer toevoegen en instellen als standaard. Breng zoveel mogelijk van die administratie al voor 15 oktober in orde.

Om gemakkelijk na te gaan waar er iets aan je gegevens moet veranderen, kun je de medische steekkaart ‘met mailmerge’ gebruiken. Daar wordt de GAP-info al ingevuld. Wat verbeterd moet worden, zal dus doorstreept en/of aangevuld worden door de ouders of het lid in kwestie.

De eerste facturen worden opgemaakt na 15 oktober. Komen er in de loop van het werkjaar nog leden bij? Je mag die op eender welk moment toevoegen in GAP.

Foutje gemaakt? 

Je krijgt een mailtje als je leden hebt van wie de probeerperiode binnenkort verloopt.  Zo kun je dat lijstje nog eens nakijken. Wie niet meer aangesloten moet blijven, kun je dus nog uitschrijven voor ze gefactureerd worden. Te laat opgemerkt of nagekeken? We kunnen dat aanpassen, maar dat vraagt telkens veel werk. Een informaticus moet in de database je aangesloten leden verwijderen en de boekhouding moet een creditnota maken zodat je terugkrijgt wat je te veel betaalde.  Daarom vragen we een bijdrage van € 15 als je vraagt om aangesloten leden weer te verwijderen.  Die kosten vind je op je creditnota.

Hoeveel kost een aansluiting bij Chirojeugd Vlaanderen?

Het bedrag op de factuur bestaat uit:

  • € 12 per persoon (lid, leiding, VB, proost)
  • € 2,38 per persoon die extra verzekerd is voor loonverlies

Het bedrag van 12 euro voor elk lid is opgebouwd uit:

  • 6,33 euro nationaal lidgeld
  • 0,93 euro verzekering burgerlijke aansprakelijkheid
  • 1,68 euro ongevallenverzekering
  • 1,46 euro verzekering overlijden en invaliditeit
  • 1,60 euro voor Vlam, Dubbelpunt, afdelingsspelen, enz.