Jaaroverzicht

Jaaroverzicht

Wanneer valt de beslissing?

September, nadat inschrijvingen wijzen op een grote ledenboost.

  • Bespreek met de leidingsploeg. Zien jullie alternatieven? Kiezen jullie voor een ledenstop, zorg dan voor een gedragen beslissing.
  • Tijdsdruk? Maak samen met de groepsleiding en VB een voorstel tot aanpak dat je kan aftoetsen bij de leidingsploeg. Doe dat zo snel mogelijk. Denk na over:
    • Voor welke afdelingen geldt de ledenstop?
    • Hoeveel leden laten jullie maximum toe?
    • Voorrangsregels: zijn er leden die voorrang krijgen? Wie en waarom? Wanneer mogen zij inschrijven?
    • Gebruiken jullie een wachtlijst? Overweeg de voor –en nadelen!
    • Wie is aanspreekpunt bij vragen over de ledenstop?
  • Communiceer duidelijk naar alle ouders én jullie ruimere omgeving.
    • Geef info over: waarom jullie hiervoor kiezen en hoe de inschrijvingen (verder) zullen verlopen. Zijn er nog afspraken die voor ouders nuttig zijn om te weten?

 

Mei/juni, naar aanleiding van het kamp en volgend Chirojaar:

  • Bespreek met de leidingsploeg. Zien jullie alternatieven? Kiezen jullie voor een ledenstop, zorg dan voor een gedragen beslissing.
  • Hoe gaan jullie het kamp organiseren, gezien het grote aantal leden?
  • Maak voor volgend Chirojaar afspraken over:
    • Voor welke afdelingen geldt de ledenstop?
    • Hoeveel leden laten jullie maximum toe?
    • Hoe gaan de inschrijvingen verlopen? Welke data en deadlines zijn er?
    • Voorrangsregels: zijn er leden die voorrang krijgen? Wie en waarom? Wanneer mogen zij inschrijven?
    • Gebruiken jullie een wachtlijst? Overweeg de voor –en nadelen!
    • Wie is aanspreekpunt bij vragen over de ledenstop?
  • Communiceer de gemaakte afspraken naar alle ouders én jullie ruimere omgeving.
    • Een ideaal moment is vlak na het Chirokamp, dan zien jullie veel ouders tesamen en is er ruimte om extra vragen te stellen.
    • Zorg dat jullie omgeving ook op de hoogte is bv. potentiële leden en hun ouders.

 

Midden in het Chirojaar:

Besef je tijdens het jaar dat het toch moeilijk is om het grote aantal leden te blijven bolwerken?

  • Zoek eerst naar alternatieven en aanpassingen aan jullie Chirowerking om het teveel aan leden toch op te vangen.
  • Een ledenstop invoeren kan, hoewel het in praktijk niet vaak voorvalt dat er nog veel leden toestromen als het jaar al verder gevorderd is.
  • Uiterst belangrijk: communicatie. Zorg dat jullie omgeving op de hoogte is, verspreid jullie beslissing en waarom jullie die namen.
  • Wat met volgend Chirojaar? Welke oplossingen zijn er nog voor het grote aantal leden? Is een ledenstop nodig?

Tijdlijn van een Chirojaar met een ledenstop

Algemeen overzicht van een jaar met een ledenstop, uitgezonderd het moment waarop de beslissing valt.

Augustus-september

Augustus – september:

  • Deadline om in te schrijven voor leden van afgelopen Chirojaar
  • Deadline voor ‘nieuwe’ leden om in te schrijven
  • Eerste Chirozondag
    februari-maart

    Februari - maart:

    • Is de organisatie van jullie kamp afgestemd op het (grote) -ledenaantal?
      • Voldoende capaciteit/materiaal/volk? Dit is een goed moment om de zoektocht naar extra volk en materiaal te starten.
      mei-juni

      Mei – juni:

      • Afhankelijk van jullie evaluatie: communiceer of jullie volgend jaar al dan niet nog een ledenstop toepassen.
      • Zijn jullie kampplaatsen voor de komende jaren geschikt om jullie ledenboost op te vangen?
        • Check de kampplaatsen voor de komende jaren, pols naar eventuele uitbreidingsmogelijkheden. Indien niet haalbaar of toegelaten, zoek alternatieven.
      september-oktober

      September – oktober:

      • Eerste Chirozondag
      • Kozen jullie voor een wachtlijst? Indien nog vrije plaatsen, zet er een overzichtje van op jullie website
      • 15 oktober: deadline om alle leden en leiding aan te sluiten via het GAP.
      april-mei

      April – mei:

      • Evalueer jullie ledenstop.
        • Wat loopt goed/minder goed?
        • Is een ledenstop volgend jaar nog nodig?
        • Zijn de redenen waardoor we voor een ledenstop kozen, nog van toepassing?
        • Zien we volgend jaar wel alternatieve oplossingen?
      juli-augustus

      Juli – augustus:

      • Chirokamp, een ideale moment om nog eens alle ouders te informeren over jullie ledenstop en de inschrijvingen.
      • Is het aanspreekpunt volgend jaar nog hetzelfde? Zorg voor een overdracht indien die persoon stopt.
      januari

      Januari:

       

      • Houdt zicht op aanwezigheden van leden tijdens de activiteiten. Iemand die (bijna) niet komt?
      • Spreek hem/haar of de ouders eens aan. Motiveer eventueel om te blijven komen. (Belangrijk: heb hier heel het jaar door oog voor!)