Je kampinschrijvingen: digitaal en coronaproof!

Je kampinschrijvingen: digitaal en coronaproof!

Op dit moment is de beslissing over de zomerkampen nog niet gevallen. We hopen op een Chirokamp en blijven dat ook voorbereiden. Die voorbereiding zal in ieder geval wel anders verlopen. Ook de inschrijvingen. Langsgaan bij alle ouders kan niet. Ze naar jullie lokalen laten komen, is ook geen optie. Maar met enkele aanpassingen en wat voorbereiding organiseer je het digitaal.

Voor je begint te lezen


We raden aan om de inschrijvingen nog even uit te stellen tot de beslissing over de zomerkampen wordt genomen door de Veiligheidsraad. Dat zal eind mei zijn.

De inschrijvingen digitaal organiseren vraagt enige voorbereiding. Daar kan je wel al mee van start gaan zodat je daar bij groen licht alvast geen tijd meer in moet investeren.

Geef aan de ouders mee dat jullie nog uitgebreide informatie meegeven over de coronamaatregelen. Zelf vinden jullie alle info en richtlijnen via de coronapagina op de Chirosite. Die krijgt na elke Veiligheidsraad een update.

Stap 1: persoonlijk contact


Wie gaat er mee op kamp? Normaal breng je een bezoekje bij je leden thuis of organiseer je een infoavond. Een infoavond kan je alvast digitaal organiseren met deze tips. Krijg je bepaalde ouders moeilijk te pakken? Bel hen eens op. Let er bij een infoavond wel op dat je duidelijk laat weten aan ouders dat jullie vragen over de coronamaatregelen voorlopig nog niet beantwoorden.


Stap 2: Spreek af hoe je de formulieren bezorgt


Aan de telefoon of via de videochat vraag je aan ouders naar welk (mail)adres jullie het inschrijvingsformulier en de medische fiche mogen sturen. Is je administratie goed in orde en ben je zeker dat je geen verouderde mailadressen hebt? Dan kan je hen gewoon mailen. Geef ouders de optie om de formulieren digitaal of in de brievenbus te krijgen.

Sommige ouders zijn niet zo digitaal geletterd en vullen zo'n formulier liever in op papier. Denk ook aan hen! Spreek dus duidelijk af met de ouders hoe je hen de formulieren bezorgt. Tijdens een wandeling of fietstocht kunnen jullie coronaproof de formulieren bij de juiste mensen in de bus stoppen.

Stap 3: De formulieren terug bezorgen


Informeer ouders over hoe ze de formulieren moeten terugbezorgen. Er zijn enkele opties die de GDPR-regels toelaten:

  • Ouders mailen de formulieren naar een contactpersoon van de leiding. Zorg voor één centraal aanspreekpunt. Dat mag de afdelingsleiding zijn, maar maak het niet nodeloos ingewikkeld voor ouders met meerdere kinderen.
  • Ouders brengen de formulieren naar een verzamelpunt. Dat is best de brievenbus van iemand van de leiding. Geen postbus aan de Chirolokalen!
  • Je gaat de inschrijfformulieren bij de ouders persoonlijk ophalen, volgens de regels van social distancing. Spreek daarvoor een gepast moment af. Dat heeft als voordeel dat je ouders persoonlijk op de hoogte kan brengen over de coronamaatregelen als de kampen kunnen doorgaan.

Stap 4: Alles veilig opslaan


Spreek met de hele leidingsploeg af hoe jullie de formulieren intern verzamelen. Enkele opties:

  • Alle leiding mailt de inschrijvingen door naar de groepsleiding of administratief verantwoordelijke.
  • Alle leiding print de binnengekomen formulieren uit en bezorgt ze aan de groepsleiding of administratief verantwoordelijke.

Op kamp is het uiteindelijk de bedoeling dat jullie alle medische fiches op papier in de EHBO-koffer hebben. Inschrijvingsformulieren kan je digitaal bewaren. Nadat de medische fiches uitgeprint en de inschrijvingsfiches opgeslagen zijn, verwijder je best ook de mail van de ouders met de formulieren. Als je mails doorgestuurd hebt naar de groepsleiding, verwijder je de mail niet alleen uit je inbox, maar ook uit je verzonden berichten.

How to: privacy- en GDPR-proof zijn


Als je de manier van werken hierboven volgt en de ouders opbelt, persoonlijk via mail of in hun brievenbus de formulieren bezorgt, en na het uitprinten hun mailtjes verwijdert, zit je al heel goed op het vlak van privacy. Check de onderstaande tips die je kunnen helpen bij enkele vaak voorkomende valkuilen.

 

  • Gebruik liever geen externe websites, apps of tools om de persoonsgegevens op te vragen tenzij je een verwerkingsovereenkomst hebt met die website, app of tool en je met de leidingsploeg een procedure afgesproken hebt om met die gegevens om te gaan. Een Google-formulier laten invullen is dus geen goed idee! Als je toch een externe dienst gebruikt, verwijder je de gegevens daar liefst zo snel mogelijk. Gebruik GAP of een eigen systeem (bv. een Excel-bestand op je eigen pc) om de inschrijvingen bij te houden.
  • Medische gegevens mag je nooit digitaal verwerken, tenzij je daar uitdrukkelijk de toestemming voor krijgt van de ouders. Opgepast, ouders via een Google formulier een vinkje laat aanklikken om toestemming te geven volstaat niet! De uitdrukkelijke toestemming geldt enkel als je kan bewijzen van wie je ze kreeg, dat is niet het geval met zo’n Google-formulier.
  • Ook pdf's die in een Dropbox of Google Drive staan, zijn een vorm van digitale verwerking. Ook dat mag dus niet zonder uitdrukkelijke toestemming. Zelfs met toestemming blijft het een slecht idee: je weet nooit op welke toestellen die info precies staat. Als één leider inlogt op de Dropbox via zijn eigen laptop, vervolgens een keertje checkt op zijn smartphone en misschien daarna op de gezinscomputer, zijn dat al drie verschillende toestellen waar die gegevens op staan.
  • Via mail merge (Word: Verzendlijsten > Afdruk samenvoegen) kan je automatisch gegevens uit het GAP laten invullen in de medische fiches. Als je die formulieren gebruikt om de medische gegevens voor bivak op te vragen, zien de ouders nog eens welke gegevens je precies hebt en kunnen ze verbeteren waar nodig. Lees in de handleiding hoe je precies met mail merge aan de slag gaat.
    Opgepast: via deze functie maak je één Word-document met daarin de persoonsgegevens van alle leden. Als je bijvoorbeeld 20 leden hebt, vind je in het document 20 medische fiches met de info uit de GAP (naam, adres, geboortedatum) ingevuld per lid. Via de functie 'print naar pdf' maak je een pdf-document per lid. Zo kun je de ouders enkel de medische fiche met de persoonsgegevens van hún kind bezorgen.