Hoe organiseer je een infoavond in coronatijden?

Hoe organiseer je een infoavond in coronatijden?

In het pre-coronatijdperk ging je bij alle ouders op huisbezoek om meer uitleg te geven over het kamp of organiseerde je een infoavond in de Chirolokalen. Met de huidige maatregelen is dat helaas niet mogelijk. Hoe kun je toch iedereen informeren? Wij hopen allemaal op een Chirokamp, dus hier komen de online alternatieven.

Voorlopig gaan we ervan uit dat de kampen doorgaan en blijven we jullie dus ook ondersteunen bij de voorbereiding daarvan. Zodra we er zicht op hebben of en in welke vorm de bivakken mogen doorgaan, zorgen we voor aangepaste informatie, richtlijnen en ondersteuning.

Kampboekje

De easy peasy oplossing. Voorzie een uitgebreid kampboekje dat je per mail opstuurt en eventueel op de website zet. Zet duidelijk vooraan een telefoonnummer of e-mailadres waar ouders terechtkunnen met bijkomende vragen. Doe dat niet in de websiteversie, om spam te vermijden. Aan het kampboekje kan je een lijst toevoegen met de Meest Gestelde Vragen ofwel FAQ's.

Pas wel op met beelden van het internet plukken. Daar kan je boetes voor krijgen als ze auteursrechtelijk beschermd zijn en als ze opgespoord worden via je website.

De infoavond-videocall

Wat we zeker weten sinds deze coronacrisis: videogesprekken zijn in! Al dan niet noodgedwongen. Als je de fysieke ontmoeting met ouders één-op-één online wilt vertalen, kun je kiezen voor een Skypeavond. Dat kan in groep of individueel.

Groep

Per afdeling kun je een moment afspreken waarop je met de leiding via videogesprek uitleg geeft over het kamp. Via Zoom(*) of Google Hangouts kun je een link delen voor een videogesprek.

Omdat een groepsgesprek gemakkelijk tot chaos kan leiden, maak je in het begin het beste een aantal afspraken. 

  • Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat je met de leiding eerst meer uitleg geeft en dat er dan pas vragen gesteld kunnen worden.
  • Of vraag dat mensen die een vraag willen stellen via de chatfunctie het woord vragen aan de leiding. Zo voorkom je dat iedereen door elkaar praat. 
  • Of laat alle vragen via de chatfunctie stellen, zodat je ze gemakkelijk een voor een kan behandelen.

Als je afdeling groot is, kun je het in kleinere groepen opsplitsen. Stel een aantal momenten voor waarop ze kunnen intekenen, bijvoorbeeld via Google Formulieren. Vraag dan om alle opties aan te geven wanneer ze kunnen. Vervolgens maak je een planning en stuur je die door.

Tip: gegevens verzamelen via Google is gemakkelijk, maar niet helemaal GDPR-proof. Geef in je formulier aan waarvoor je de gegevens gebruikt. Spreek goed af wie het achterliggende Excel-bestand beheert en verwijder de gegevens zodra je ze niet meer nodig hebt.

In verschillende videochats kan je je scherm delen. Als je graag een powerpointpresentatie maakt, kan je dat zo tonen. In Google Hangouts kan je ervoor kiezen om één gesprekspartner op het hoofdscherm te zetten in plaats van het beeld te laten wisselen tussen wie spreekt. Zo verspringt de presentatie niet de hele tijd. Die tip kun je aan het begin van de vergadering meegeven aan de ouders. Stuur dan ook op voorhand de presentatie door. Zet zeker in het begin en in de vragenronde achteraf de gewone camera aan zodat ze je kunnen zien. Dat schept vertrouwen. :-)

Individueel

Je kunt ervoor kiezen om met elke ouder een individueel infomoment te houden. Dat vraagt meer werk, maar het is persoonlijker en er is minder kans op chaos. Hier kan je werken met een online intekensysteem waarbij iedereen een timeslot reserveert. De tip over Google Forms is ook hier geldig.

Algemene tips & tricks

  • Wees zelf zeker op tijd!
  • Gebruik voor het gesprek een laptop in plaats van een smartphone. Het zal je geluidskwaliteit ten goede komen. Heb je een headset? Nog beter!
  • Zet de camera van je laptop op ooghoogte, zo zien de ouders maar één kin.
  • Kleed niet alleen je bovenlichaam proper aan.
  • Om omgevingslawaai te voorkomen, laat je iedereen op mute staan. Kies zelf voor een stille ruimte als dat kan, met een sterke internetverbinding.

Het kamp – the movie

Naast de 'klassieke' methodes kun je ook creatief uit de hoek komen. Zo maakten de Chiromeisjes van Rillaar een video als alternatief voor de traditionele infomomenten. Zij besloten om hun presentatie – met bijbehorende powerpoint – te filmen. Iedereen van de leiding nam een deel van de presentatie op zich. Op voorhand schreven ze een tekst uit met de belangrijkste informatie, die ze vervolgens onderling verdeelden. Bij het filmpje steken ze een kampboekje waar alle informatie nog eens helder in staat en met spelletjes om de kinderen helemaal enthousiast te maken.

Tip: als je filmpjes maakt en ze op YouTube zet, kun je ze bij het uploaden 'verborgen' maken in plaats van 'openbaar'. Zo kunnen enkel mensen met de link het filmpje bekijken.

De coronavragen

Er zullen natuurlijk heel wat ouders vragen hebben. Gaan de kampen door? Wat als mijn kind ziek wordt? Moeten we mondmaskers dragen? Daar heeft voorlopig nog niemand een antwoord op. Spreek op voorhand met de ouders af dat jullie op dit moment enkel de praktische vragen over het kamp behandelen. Als er meer informatie is over de kampen kunnen jullie een extra infomoment organiseren om de coronamaatregelen te bespreken. En geef vooral mee dat we hopen op een Chirokamp! #staypositive

Tip: Lees de richtlijnen over corona van Chirojeugd Vlaanderen op voorhand na op de coronapagina.

(*) Hoewel Zoom een handige app is, werden er verschillende veiligheidsproblemen gemeld. Enkele noodzakelijke dingen om in orde te brengen:

  • Maak een waiting room aan voor je vergadering. Zo weet je als host wie er allemaal deelneemt.
  • Maak een wachtwoord aan.
  • Controleer of je zoom client up-to-date is.