Leden inschrijven: tips voor GDPR bij corona

Leden inschrijven: tips voor GDPR bij corona

Je leden inschrijven tijdens corona brengt wat extra aandachtspunten met zich mee. Want wat digitaal verloopt, is niet altijd GDPR-proof. Daarom geven we je enkele tips!

Welke gegevens heb je nodig?

Dit jaar is het extra belangrijk om de juiste gegevens te verzamelen. Opgelet: het lijkt aanlokkelijk om zoveel mogelijk gegevens te verzamelen, maar beperk je tot wat je écht nodig hebt.

Hallokes!

Dit jaar zal je veel minder kansen hebben om ouders te bereiken. Ze zetten de kinderen af aan de lokalen en zijn vliegensvlug weer weg, je kan niet op huisbezoek en een info-avond is al helemaal uit den boze. Ciaokes, byekes dus. Overweeg daarom om ouders een coronaproof bezoekje aan de deur te brengen. Zo zie je iedereen nog eens en hebben ze de mogelijkheid om vragen te stellen. Zijn er leden die plots niet meer opdagen? Ook daar kan het nuttig zijn om langs te gaan. De coronacrisis heeft hun motivatie misschien aangetast, maar met een duwtje in de rug starten ze wel weer. Lijkt dat niet haalbaar? Een telefoontje kan ook al wonderen doen.

Inschrijvingen op papier

Deel de inschrijvingsformulieren uit aan je leden of stop ze in de brievenbussen. Laat de ouders de formulieren invullen en bij de volgende activiteit weer meenemen, of spreek een vaste plaats af waar ouders de formulieren kunnen binnenbrengen. Opgelet: best bij iemand van de leidingsploeg, niet aan de Chirolokalen!

Nog beter: je kan de formulieren persoonlijk bij de ouders ophalen, op voorwaarde dat je de regels van social distancing respecteert. Op die manier heb je de ouders toch even gezien en verliezen jullie elkaar niet uit het oog. Ga zeker langs bij leden die niet meer komen opdagen. 

Tip: Om gemakkelijk na te gaan waar er iets aan je gegevens moet veranderen, kun je de medische steekkaart 'met mailmerge' gebruiken. Daar wordt de GAP-info al ingevuld. Wat verbeterd moet worden, zal dus doorstreept en/of aangevuld worden door de ouders of het lid in kwestie.

Inschrijvingsformulieren digitaal verzamelen

Je kan inschrijvingsformulieren ook digitaal verzamelen, maar hou er rekening mee dat niet alle ouders daar even vlot mee zijn. Geef hen altijd de optie om een formulier op papier in te vullen en te bezorgen.

Hoe doe je dat GDPR-proof?


Vraag op voorhand naar welk e-mailadres jullie het inschrijvingsformulier mogen sturen. Laat ouders het formulier terugmailen naar één contactpersoon van de leiding. Dat maakt het minder ingewikkeld voor ouders met kinderen in meerdere afdelingen.

Verzamel de inschrijvingsformulieren op één vaste plek (print ze bijvoorbeeld uit en bewaar ze op een veilige plaats of in een beveiligde map digitaal). Verwijder nadien de mailtjes van de ouders, ook uit je verzonden en verwijderde items in je mailbox.

Inschrijvingstools zoals Google Forms of andere externe websites? Liever niet, tenzij je een verwerkingsovereenkomst hebt met die website, app of tool én je met de leidingsploeg een procedure afgesproken hebt om met die gegevens om te gaan. Een Google-formulier laten invullen is dus geen goed idee! Als je toch een externe dienst gebruikt, verwijder je de gegevens daar liefst zo snel mogelijk. Gebruik GAP of een eigen systeem (bv. een Excel-bestand op je eigen pc) om de inschrijvingen bij te houden.


OPGELET


Medische gegevens mag je nooit digitaal verwerken, tenzij je daar uitdrukkelijk de toestemming voor krijgt van de ouders. Pas op: ouders via een Google formulier een vinkje laat aanklikken om toestemming te geven, volstaat niet! De uitdrukkelijke toestemming geldt enkel als je kan bewijzen van wie je ze kreeg, en dat is niet makkelijk met zo'n Google-formulier.