Back to top

Bivakadministratie

0 

Een bivak organiseren doe je niet zomaar. Er komt wel wat papierwerk bij kijken. Verzekeringen, bosaanvragen, ongevalaangiftes,… Wat moet je juist in orde brengen en wanneer? Alle bivakformulieren vind je op deze website bij administratie.

Enkele jaren voordien: een bivaklocatie vastleggen m.b.v. de standaard huurcontracten.

Begin van het werkjaar:

Voor 1 mei (voor een kamp in Wallonië): aanvraag om in het bos te mogen spelen.

Voor 1 juni: je bivakaangifte via het Groepsadministratieportaal. Extra belangrijk voor groepen die naar de Oostkantons trekken!

Eén tot anderhalve maand voor je vertrek:

  • Verzekeringen: Zorg ervoor dat elk lid voor het bivak aangesloten – en op die manier ook verzekerd – is. Verzeker ook je tenten en de aanwezige auto's.
  • Bostoegankelijkheid:
    • voor 1 mei als je op bivak gaat in Wallonië. Hoe? Niet simpel, maar op opkamp.be wordt alles stap voor stap uitgelegd. 
    • 35 dagen voor je vertrek als je in Vlaanderen op bivak gaat. Dat kan je doen via deze link
  • Aanvragen van je kampvuur: minstens 35 dagen voor je kamp vraag je een machtiging aan bij het Agentschap voor Natuur en Bos.
  • Stafkaarten bestellen minstens 3 weken voor je vertrek

Zorg dat je dit zeker bijhebt op bivak:

  • Ongevalsverklaringen: voor elke leid(st)er minstens één exemplaar + extra's voor in de EHBO koffer
  • Ingevulde medische steekkaart van iedereen die meegaat
  • Twee klevertjes van alle leden (te verkrijgen bij het ziekenfonds)
  • De +12jarigen moeten hun identiteitskaart ook bijhebben
  • De -12jarigen moeten hun ISI+kaart mee hebben (indien ze die al kregen van het ziekenfonds)
  • Het contract van je bivakplaats
  • Toestemming om in het bos te spelen
  • Verzekeringsattest (tenten defensie) of toezeggingsformulier (tenten Uitleendienst Kampeermateriaal)
  • Bivakpermanentie-noodnummer: 03-231 07 95

Ga je op buitenlands bivak? Denk dan hieraan:

  • Een Europese ziekteverzekeringskaart van iedereen (de SIS-kaarten laat je thuis, in het buitenland werken deze niet, en je kan ze dus alleen maar kwijtspelen). De leden moeten deze zelf aanvragen via hun ziekenfonds (buiten Europa heb je een World Assistance Card nodig, ook aan te vragen via het ziekenfonds).
    Voor sommige landen, zoals Tunesië en Turkije heb je specifieke documenten nodig. Vraag dus zeker goed na bij je ziekenfonds of gemeente welke documenten je nodig hebt om in orde te zijn! Meer info vind je ook op de site van Wegwijzer.
  • ongevalsverklaringen voor het buitenland
  • Neem ook een kopie mee van iedereens identiteitskaart. Deze is niet geldig in de plaats van de identeitskaart, maar bij diefstal heeft de ambassade zo alle nodige gegevens om jullie verder te helpen.
  • Daarnaast is sinds vorig jaar het kids-id inderdaad ook noodzakelijk voor alle -12jarigen, alle anderen moeten hun identiteitskaart bij hebben.
  • Het formulier van ouderlijke toestemming voor elke minderjarige.
    Is het formulier verplicht?
    Op de website van Buitenlandse Zaken www.diplomatie.be staat het volgende:
    Er bestaan geen Belgische of internationale procedures of formulieren die de ouderlijke toestemming voor reizen met minderjarigen vastleggen. Als het kind met één van beide ouders reist, heeft deze ouder de vrijheid om een geschreven akkoord mee te nemen van de andere ouder, dat door de gemeente kan voor echt verklaard worden. Buitenlandse zaken raadt een ouderlijke toestemming aan, als het kind alleen reist of in het gezelschap van andere personen dan de ouders.
    We raden jullie dus aan om een dergelijk formulier te laten ondertekenen door de ouders, en dit voor alle -18jarigen.

Bivaksubsidies

Een vrachtwagen van de gemeente die al het materiaal naar de bivakplaats brengt, vrijetijdspassen die ervoor zorgen dat je ouders een lagere bivakprijs kunt aanbieden, jeugdvakantiesubsidies voor erkende verenigingen, enz. Er is geen eenduidigheid in het Vlaamse subsidielandschap. Ga dus in je gemeente na of er vervoer- of bivaksubsidies voorzien worden. Is dat niet het geval? Laat je vertegenwoordiger in de jeugdraad of de plaatselijke jeugddienst dat zeker eens aankaarten!

Bivakaangifte

Begin mei ontvangt de contactpersoon van jullie Chirogroep (meestal de groepsleiding of de VB) het bivakpakket waarin we je eraan herinneren dat je je bivakaangifte vóór 1 juni in orde moet brengen.

We vragen je bivakgegevens in de eerste plaats om je bij noodgevallen te kunnen bereiken of efficiënt te kunnen ondersteunen, of het nu gaat om een ouder die dringend zijn of haar kind moet bereiken, een (natuur)ramp waarvan we je op de hoogte moeten brengen of een probleem waarvoor jij ons contacteert.

Daarnaast kunnen we met die gegevens het fenomeen bivak iets beter opvolgen en ondersteunen.

Hoe geef je je bivak aan?

Via het Groepsadministratieportaal kun je de bivakaangifte digitaal invullen en versturen.

Heb je nog vragen? Stel ze aan de bivakspecialist(e).

Bivakverzekeringen

Zorg ervoor dat elk lid voor het bivak aangesloten – en op die manier ook verzekerd – is.

De bijaansluiting

Ook nieuwe leden sluit je aan via het Groepsadministratieportaal.
Elk aangesloten lid is verzekerd voor burgerlijke aansprakelijkheid. Dat betekent dat elk lid verzekerd is voor schade toegebracht aan derden.
Let op! Als iemand uit de groep schade toebrengt aan een ‘derde persoon’, dan moet je altijd een aangifte doen bij de verzekeringsmaatschappij van de persoon die de schade toebrengt (adres op zijn/haar gezinspolis) én aan de verzekeringsmaatschappij van de nationale polis van de Chiro. Beide verzekeringen of de rechtbank maken vervolgens uit wie wat betaalt.
Je schrijft dus zeker al een brief aan IC verzekeringen nv, Kempische Steenweg 404, 3500 Hasselt (makelaar Chirojeugd-Vlaanderen vzw).

Ongevalsaangiften

  • Zorg dat je op bivak voldoende medische getuigschriften bij je hebt. Je laat dat invullen door de dokter, scant het in en stuurt het mee met je online ongevalaangifte in GAP.
  • Zorg ervoor dat elke leid(st)er altijd zo'n formulier bij zich heeft!
  • Voor wie naar het buitenland op bivak gaat, zijn er meertalige ongevalsverklaringen. Dat formulier mag je ook gebruiken als je in Wallonië of in de Oostkantons op bivak bent en als de dokter die het medisch getuigschrift moet invullen geen Nederlands spreekt.

Tekenbeten verzekerd?

Een bivak zonder tekenbeten is zeldzaam aan het worden. Als je tussen april en september in openlucht speelt, loop je een groot risico om gebeten te worden. Is zo'n beet verzekerd? En is de ziekte die je van zo'n teek krijgt, ook verzekerd? Lees de uitleg over de tekenbeten en verzekering en je weet al een stuk meer.

Auto's en verzekeringen

Waarschijnlijk gaan er auto's van de kookploeg of van leid(st)ers mee op bivak en zul je die daar gebruiken. Je kunt daarvoor een tijdelijke omniumverzekering nemen.
Deze verzekering kun je ook afsluiten als je in onze buurlanden op bivak gaat.

Tenten

Als je tenten huurt van Defensie, ben je verplicht om ze te verzekeren! Je moet het bewijs daarvan meenemen naar de kazerne voor je de tenten mee krijgt. Bij tenten van de uitleendienst of van een andere groep, is het zeker ook aan te raden om deze te verzekeren. Bij een spel of slecht weer kun je snel schade oplopen aan tenten, en dan krijg je na je bivak daarvoor de rekening gepresenteerd. Elk jaar zijn er groepen met brand- of stormschade en die daardoor één of meerdere tenten moeten terugbetalen aan de eigenaar. En tenten zijn niet goedkoop, dus vaak gaat het daarbij om hoge bedragen.

Je kunt nu online een verzekering afsluiten bij de Chiro voor tenten die je huurt. Meer informatie over de risico’s, de opties van de verzekering en de tarieven; vind je bij de info over tenten of ga direct naar het formulier.

Verder vind je op onze site ook alle algemene info over verzekeringen.

naar boven